Ugrás a tartalomhoz Lépj a menübe

Értekezletek jegyzőkönyvének elkészítése

2021.11.02

Értekezletek jegyzőkönyvének készítése, hitelesítése

Tanügyigazgatási szakértői munkám során az intézményi dokumentumok törvényességi ellenőrzésekor gyakran találkozom a nevelőtestületi értekezletek jegyzőkönyvi dokumentációjával, így kialakult némi rálátásom a jegyzőkönyvek készítésével kapcsolatos állapotokról, valamint a témakörben tapasztalható hiányosságokról. E tapasztalatok felhasználásával, valamint saját igazgatói tevékenységem során megszerzett vezetői rutin alkalmazásával ebben a cikkben igyekszem segítséget adni a nevelőtestületi értekezletek jegyzőkönyvének elkészítéséhez az intézményvezetők, az iskolatitkárok és a jegyzőkönyveket készítő pedagógusok számára.

A nevelőtestület értekezleteiről – ide nem értve a nem feltétlenül jegyzőkönyvezendő megbeszéléseket – általában jegyzőkönyvet kell készíteni annak érdekében, hogy a nevelőtestület döntéseit a dokumentum pontosan rögzíthesse, és a nevelőtestületi döntés körülményei, a döntést megelőző hozzászólások és a nevelőtestületi ülés anyaga utólag is hozzáférhetőek legyenek. Nélkülözhetetlen a jegyzőkönyv vezetése és archiválása azokban az esetekben, amikor a nevelőtestület lényeges kérdésekben hoz döntéseket. A köznevelési jogszabályok számos esetben rendelkeznek arról, hogy a nevelőtestületnek döntési joga van az intézmény tevékenységét érintő számos alapvető kérdésben, például a pedagógiai program elkészítésekor, az SzMSz és a házirend elfogadásakor vagy módosításakor és számos más esetben, ezekben az esetekben a nevelőtestületi döntést jegyzőkönyvbe kell foglalni.

A Köznevelési törvény 70. § (2) bekezdésében meghatározza a nevelőtestület döntési jogait az alábbiakban:

(2) A nevelőtestület dönt

a) a pedagógiai program elfogadásáról,

b) az SZMSZ elfogadásáról,

c) a nevelési-oktatási intézmény éves munkatervének elfogadásáról,

d) a nevelési-oktatási intézmény munkáját átfogó elemzések, értékelések, beszámolók elfogadásáról,

e) a továbbképzési program elfogadásáról,

f) a nevelőtestület képviseletében eljáró pedagógus kiválasztásáról,

g) a házirend elfogadásáról,

h) a tanulók magasabb évfolyamba lépésének megállapítása, a tanulók osztályozóvizsgára bocsátásáról,

i) a tanulók fegyelmi ügyeiben.

Ezekben az esetekben alapvetően fontos, hogy a nevelőtestületi döntés határozatképes és dokumentált nevelőtestületi értekezleten szülessen meg, valamint az értekezlet jegyzőkönyve tartalmazza a döntést megelőző vezetői tájékoztatást, a dokumentum módosítására tett javaslatot, a nevelőtestületnek a témával kapcsolatos hozzászólásait és javaslatait. Ezen túlmenően a jegyzőkönyvnek egyértelmű módon gondosan megfogalmazva tartalmaznia kell a nevelőtestület gondosan meghatározott döntését vagy döntéseit, valamint az elfogadást támogató, nem támogató és a tartózkodó nevelőtestületi tagok számát.

Az értekezlet jegyzőkönyvi dokumentuma három részre bontható, amelyek funkciójukat tekintve határozottan elkülönülnek egymástól.

A jegyzőkönyv bevezető része tartalmazza:

  • a nevelőtestületi értekezlet témája vagy témái,
  • az értekezlet dátuma és helyszíne,
  • a jegyzőkönyv iktatószáma,
  • az értekezletet vezető személy neve és beosztása,
  • a nevelőtestület határozatképességének megállapítása,
    • az értekezletet vezető személy neve, beosztása,
    • az értekezleten résztvevő személyek neve (csatolni kell az aláírt jelenléti ívet),
    • a meghívottak (pl. véleményezési joggal rendelkező szervezetek képviselői) neve és feladatköre,
  • a jegyzőkönyv-vezető személyének megnevezése, nevelőtestületi szavazás alapján történő megbízása,
  • a jegyzőkönyvet hitelesítő személy vagy személyek megnevezése.

A jegyzőkönyv szakmai, tartalmi részében tartalmazza:

  • a vezetői vagy más szakmai előterjesztés anyagát, az alternatív lehetőségek elemzését,
  • az értekezlet témájához történő hozzászólásokat, javaslatokat,
  • az értekezletet vezető döntését arról, hogy milyen kérdéseket tesz föl nevelőtestületi szavazásra és melyeket nem,
  • a nevelőtestületi döntés vagy döntések pontos meghatározását,
  • a döntést (döntéseket) támogató, nem támogató és tartózkodó nevelőtestületi tagok számát.

A jegyzőkönyv záró részében tartalmazza:

  • a jegyzőkönyv elkészítésének és aláírásának dátuma és helyszíne,
  • a jegyzőkönyvi aláírások (a nevelőtestület képviseletében a nevelőtestület vezetője, a jegyzőkönyv-vezető és a hitelesítő aláírása), az intézmény körbélyegzőjének lenyomata,
  • ha a véleményezési vagy más joggal rendelkezők jognyilatkozata a jegyzőkönyvben történik, akkor e szervezetek képviselőjének aláírása.

A nevelőtestületi (vagy más) értekezletet vezető személynek az értekezlet vezetésére alaposan föl kell készülnie, általában ez egy jól előkészített írásos anyag segítségével történik, amelyben az értekezlet vezetője javaslatot vagy javaslatokat tesz a szóban forgó dokumentum módosításának konkrét tartalmára, alternatívákat készít a nevelőtestület által tárgyalt probléma megoldására, különféle lehetőségeket készít elő a tantestület számára a döntésekhez. Az alapos előkészülettel többségükben megelőzhetők a nem megfelelően átgondolt, ötletszerű döntések, a végrehajthatatlan határozatok, de a körültekintő előkészítéssel elejét vehetjük a nevelőtestületi ötletelésnek is, amely nyilvánvalóan része lehet a döntés előkészítésének, de az átgondolatlan döntésektől és a légből kapott javaslatok elfogadásától óvakodnunk érdemes. A jól átgondolt előkészítés, a nevelőtestület értekezleti témáinak gondos meghatározása megóvhatja az intézményt és annak nevelőtestületét a végeláthatatlan és sehová sem vezető világmegváltó gondolatoktól, a problémát problémára halmozó vélemények végeláthatatlan sorától, amely kimeríti az értekezlet minden résztvevőjét, és azt a végső állapotot eredményezi, hogy „a mi óvodánk, iskolánk egy nagy problémahalmaz, mi soha semmit nem tudunk megoldani, mert nálunk csak egyre újabb és újabb problémák jelentkeznek.”

A felelősséggel és az elvárható gondossággal előkészített nevelőtestületi értekezletek általában sikeresek, az előkészítő munka eredményeként a nevelőtestület általában határozatot tud hozni a döntést igénylő ügyekben. Ennek elősegítéseként és a döntések utólagos ellenőrizhetősége érdekében célszerű, ha a jegyzőkönyv tartalmazza a döntést előkészítő szakmai javaslatot, álláspontot, annak indokolását, a szóba jöhető alternatívákat, az egyes lehetőségekkel járó előnyöket és hátrányokat. Gondos vezetői előkészítés esetében ez az anyag az értekezlet előtt elkészül és a jegyzőkönyvbe akár egy az egyben beemelhető. Ellenkező esetben – azaz többnyire a nem megfelelően körültekintő előkészítés esetén – a jegyzőkönyv-vezetőt arra kényszerítjük, hogy a vezetőnek vagy a szakmai anyag előterjesztőjének szóban kifejtett javaslatát jegyzetelve emelje be a jegyzőkönyvbe, ez azonban – kivéve a gyorsírási támogatással vagy diktafonnal, mobiltelefonnal rögzített szövegeket – törvényszerűen pontatlanságokhoz vezet, így a nevelőtestület által hozott döntés nem kapcsolható össze egyértelműen az előterjesztés valódi eredeti tartalmával.

A jegyzőkönyvnek a téma vezetői vagy előterjesztői ismertetésének rögzítését követően tartalmaznia kell a nevelőtestület vagy más résztvevők által elmondott hozzászólásokat, javaslatokat, véleményeket és ellenvéleményeket, az eredeti javaslattól eltérő határozati javaslatokat. A hozzászólások szószerint történő lejegyzése sok esetben nem fontos, elegendő csupán a tartalmi lényeg jegyzőkönyvi visszaadása is. Ha azonban a hozzászóló határozatra vonatkozó javaslatot fogalmaz meg vagy javaslatot tesz az előterjesztésben megfogalmazott határozati javaslat módosítására, az erről szóló szöveget pontosan, szöveghűen, lehetőleg szó szerint kell lejegyezni és a jegyzőkönyvben megjeleníteni. Általában nem szükséges az értekezletek szó szerinti jegyzőkönyvezése, jogszabály ez alól ritka esetben kivételt tesz, például a tanuló ellen indított fegyelmi tárgyalás során a tanuló vagy jogi képviselője kérhet szó szerinti jegyzőkönyv-vezetést.

A jegyzőkönyvekben gyakori az is, hogy az értekezlet témájának és a határozati javaslatnak a vezetői kifejtését követően megnyitott vita egyetlen hozzászólás nélkül zárul. Ennek több racionális oka is lehet. Nem feltétlenül igaz az, hogy a hozzászólások, vélemények hiánya nevelőtestületi érdektelenséget tükröz, bár többségében talán ez a helyzet. A hozzászólások hiányának egyik oka lehet az igen alapos előkészítés és a határozat racionális megfogalmazása, amely a nevelőtestület több tagjával, esetleg a munkaközösségekkel történő egyeztetés eredményeként jött létre. Ezekben az esetekben azonban úgy célszerű eljárni, hogy azok a személyek vagy munkaközösségek, amelyekkel egyeztetés történt, az értekezleten röviden és érdemben nyilatkozzanak erről, és néhány szóban biztosítsák támogatásukról a döntést, alátámasztva a döntés mellett szóló racionális érvekkel. A másik gyakori eset az, hogy olyan távoli és a pedagógusi gyakorlattól annyira idegen téma képezi az értekezlet anyagát, amelyben a kollégák – érthetően – teljes mértékben tájékozatlanok. Ebben az esetben az értekezlet előtt vagy annak első részében megfelelően érthető tájékoztatással kell a kollégák segítségére lenni. Gyakori, sőt jellemző a hozzászólások teljes hiánya a formális és formálisan előkészített vagy teljes mértékben előkészítetlen értekezletek előtt, ahol a rá fordított idő hiányában nem volt idő az érdemi kommunikációra és véleményalkotásra. Ez természetesen vezetői hibaként értékelhető.

A köznevelési intézmények értekezletvezetési gyakorlatában valamely ismeretlen oknál fogva évtizedek óta jelen van az a meggyőződés, hogy az értekezletek jegyzőkönyvének hitelesítéséhez két hitelesítő személy aláírására van szükség, akik végig jelen vannak az értekezleten. Ennek a gyakorlatnak azonban nincs jogszabályi alapja, tehát elegendő egyetlen hitelesítő személy jelenléte, akinek azonban végig jelen kell lennie az értekezleten, és aláírásával azt kell tanúsítania, hogy az elkészült jegyzőkönyv – annak vezetője és a nevelőtestület képviselőjének aláírásával – valóban az értekezleten elhangzottakat és a nevelőtestület által elfogadott határozatokat tartalmazza. Nem jogszabálysértő ugyan a két hitelesítő megbízása, de a minél egyszerűbb jegyzőkönyvi aláírás érdekében célszerűbb egyetlen személy hitelesítői megbízása.

A különféle jegyzőkönyvek (pl. a házirend, SzMSz módosításáról szóló jegyzőkönyv) áttekintésekor gyakran azt tapasztalhatjuk, hogy a jegyzőkönyv formális részein túl a dokumentum csupán egyetlen mondatot tartalmaz: „a nevelőtestület a házirend módosítását egyhangúlag elfogadta”. Ilyenkor azonban általában joggal merül föl az a gyanú, hogy az értekezlet valójában meg sem történt, vagy a témakör felvezetése olyannyira szűkszavú volt, hogy a nevelőtestület tagjainak esélyük sem volt a módosítás tartalmának megismerésére és az érdemi véleményalkotásra. Az egyik példaként hozott házirend módosítása az esetek többségében olyan közelről érinti a nevelőtestület tagjait, hogy a módosítás kérdéseiről, a módosítással kiküszöbölni kívánt probléma megoldási lehetőségeiről, a módosítási javaslat sikerességének esélyeiről általában érdemi vita bontakozik ki, amelyet a jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell.

Ha a dokumentum előterjesztésnek megfelelő módosítását nem támogatja a nevelőtestület, akkor az értekezlet vezetőjének célszerű az egyes módosítási témaköröket külön-külön fölvetnie és az egyes kérdésekről külön szavazást elrendelnie. Ebben az esetben a jegyzőkönyvnek természetesen tartalmaznia kell az egyes témakörökben meghozott döntések pontos szövegét és az azt támogató, ellenző és a tartózkodó nevelőtestületi tagok számát. Az ilyen szerteágazó döntéseknél arra kell figyelni, hogy az egyes különvált döntések hogyan függenek össze egymással. Vezetői gyakorlatot és bölcsességet igényel ilyenkor annak eldöntése, hogy a szavazásra feltett következő kérdés arról szóljon-e, hogy a módosítási javaslatot a nevelőtestület nem fogadja el, mert szükségesnek látja a hozzászólások alapján a módosítási javaslat átgondolását, vagy egyes részterületeken támogatja a módosítást, más területeken azonban nem. Magam részéről úgy gondolom, hogy az intézmény és a nevelőtestület szempontjából is célszerűbb egy minden részletében jól átgondolt, a viták nyomán részben módosított dokumentumot újból a testület elé terjeszteni és egységben elfogadni, mintsem vállalni az egyes döntések bevezetését, más döntéseknek pedig az elutasítását.

Az igényesen elkészített jegyzőkönyvekben sohasem szerepel olyan szöveg, hogy a nevelőtestület a határozatot egyhangúan elfogadta, mert az „egyhangú” szó egészen más jelentéssel bír, mint az „egyhangúlag” kifejezés, hiszen az utóbbi szó az egybehangzó akaratot jelöli meg, míg az „egyhangú” szó az unalmas, érdektelen szinonimájaként értelmezhető.

A jegyzőkönyv-vezető kiválasztása ugyan rutinfeladatnak számít, de az értekezlet dokumentálásának, a jegyzőkönyv gyors és az értekezletnek megfelelő elkészítése indokolja azt, hogy személyét ne ötletszerűen bízzuk meg a kollégák közül, hanem az arra leginkább alkalmas személyek váltogatásával. Előny, ha a jegyzőkönyv-vezető tud gyorsírni, hiszen ha nem is mindig, de egy-egy kérdésben szükség lehet az elhangzott szöveg vagy határozat pontos, akár szószerinti leírására is. Természetesen az is megfelelő megoldás, ha a tízujjas gépírásban jártas kollégát kérünk föl a jegyzőkönyv-vezetői feladatok ellátására, akinek laptopot biztosítunk munkájához, vagy diktafonnal, mobiltelefonnal rögzítjük az elhangzottakat. Ez utóbbi technikai lehetőségek alkalmazása azonban a jegyzőkönyv elkészítését a szokásosnál jóval hosszadalmasabbá teszi. Az értekezlet lezárását követően ügyeljünk arra, hogy a jegyzőkönyv a lehető leggyorsabban, lehetőleg legkésőbb az értekezlet napját követő munkanapon elkészüljön. Felelős vezetőként feltétlen fordítsunk figyelmet arra, hogy az elkészült jegyzőkönyvet még az aláírások előtt gondosan nézzük át tartalmi és formai szempontból, különös figyelmet fordítva a határozatok pontos megfogalmazására, kiemelésére és az azzal kapcsolatos határozati adatok rögzítésére. A szinte minden esetben szükséges némi korrekció, helyesbítés, egyértelműsítés érdekében célszerű, ha a jegyzőkönyvet elektronikus formában kérjük a jegyzőkönyv-vezetőtől, és csak az átnézés és a szükséges módosítások átvezetése után nyomtatjuk ki. Ezt követően kerüljenek rá az aláírások és az intézmény körbélyegzője. Saját gyakorlatom azt mutatja, hogy a nevelőtestületből a sorra kerülő hitelesítőnek felkért kollégák többségükben csak formálisan tesznek eleget hitelesítői feladatuknak, azaz a dokumentumot általában egyáltalán nem nézik át, nem ellenőrzik, azaz hitelesítői feladatukat formálisan (úgy is mondhatnánk, hogy a jegyzőkönyv-vezetőben és az intézményvezetőben bízva) látják el. Ne feledkezzünk meg arról, hogy az elkészült jegyzőkönyvhöz csatoljuk a részvevő kollégák által aláírt jelenléti ívet.

Igényes vezetői tevékenységünk során kiemelt figyelmet érdemes fordítanunk a nevelőtestületi értekezletek pontos jegyzőkönyvezésére, a nevelőtestületi határozatok gondos megfogalmazására és a döntéshozatallal kapcsolatos számszerű adatok rögzítésére ugyanúgy, mint az elkészült jegyzőkönyv tartalmi és formai áttekintésére.

Petróczi Gábor

tanügyigazgatási szakértő

 

 

A mappában található képek előnézete A feleségem virágai-2017