Ugrás a tartalomhoz Lépj a menübe
 


Önértékelési jegyzőkönyv készítése

2018.11.21

Tanácsok az intézményi önértékelés jegyzőkönyvének célszerű kezeléséhez

Az intézményi önértékelés feladatai immár ötödik éve terhelik az iskolákban, óvodákban és más köznevelési intézményekben dolgozó pedagógusokat, de évről évre jelentős mennyiségű munkát garantálnak az intézmények vezetőinek és helyetteseiknek is. A célszerűen irányított intézményekben azonban van még egy olyan jelentős létszámú csoport, amelynek nagy szerepe van a pedagógusok intézményi önértékelési folyamatában, ez pedig az adatgyűjtési feladatokkal megbízott pedagógusok köre.

A pedagógusok intézményi önértékelési kötelezettségének ötéves gyakoriságát a 20/2012. (VIII.31.) EMMI rendelet 145. § (2a) bekezdése 2016. szeptember 1-től hatályosan vezette be az eredetileg két éves határidő módosításával, ezért a pályán lévő pedagógusok első intézményi önértékelésének határideje 2021. augusztus 31-re tolódott ki. Nem állnak rendelkezésünkre adatok arról, hogy az elmúlt öt év során milyen arányban valósult meg a pedagógusok intézményi önértékelése, de vélelmezhető, hogy a pályán lévő pedagógusok közül még nagyon sok kolléga intézményi önértékelése meg sem kezdődött. Ennek egyik okaként bizonyosan a kezdeti szakmai bizonytalanság és járatlanság jelölhető meg, de az önértékelési szoftver indulásának késlekedése is jelentős hátráltató tényezőnek bizonyult. Szakértői tapasztalataim szerint sok olyan köznevelési intézmény van az országban, ahol az intézményi önértékelésnek még nagyon a kezdeti lépéseinél tartanak. De olyan iskolák és óvodák is akadnak, ahol az önértékelési feladatok végzésekor egyáltalán nem használják az Oktatási Hivatal informatikai rendszerét.

Jelen cikkünkben a pedagógusok intézményi önértékelési folyamatának egyik még kevéssé tárgyalt részével, az önértékelési jegyzőkönyvek letöltésével, kitöltésével és feltöltésével kapcsolatos praktikus tanácsokat igyekszünk bemutatni annak érdekében, hogy jelentős mértékben segíthessük az intézményi önértékelési folyamat egyik leginkább időrabló részének, az önértékelési jegyzőkönyvnek az elkészítését. Olyan módszert igyekszünk az önértékelési csoportok és az adatgyűjtéssel megbízott kollégák, nem kevésbé a vezetők kezébe adni, amellyel jelentős mértékben megkönnyíthetik intézményükben a pedagógusok önértékelési jegyzőkönyvének elkészítését.

Elsőként tekintsük át az önértékelési jegyzőkönyv letöltésével, elkészítésével és feltöltésével kapcsolatos legfontosabb feladatokat! Egy adott pedagógus intézményi önértékelését az intézmény vezetője tudja megindítani az oktatas.hu informatikai felületén. Az önértékelési eljárás megindításakor azonnal meg kell jelölnie az intézmény pedagógusai közül az „adatgyűjtő” személyét, aki kulcsfeladatot tölt be az adott önértékelési folyamatban. Az adatgyűjtőnek kell elvégeznie az alábbi alapvetően fontos, meghatározó feladatokat:

  • be kell állítania a pedagógus munkatársak kérdőíves felmérésével kapcsolatos adatokat, az alkalmazott kérdőívek számát,
  • beállíthatja a kérdőíves felméréssel megkeresendő szülők, valamint (középiskolákban) a felmérésre felkért tanulók számát, ez azonban a legkevésbé sem jellemző gyakorlat az intézményekben, azaz a szülők és a diákok kérdőíves felmérését jellemzően nem alkalmazzák, és az nem is kötelező,
  • a kérdőíves felmérések határidejének lejáratát követően az adatgyűjtő töltheti le az érintett pedagógus adatait tartalmazó jegyzőkönyvi minta dokumentumát,
  • a kérdőíves felmérések lezárása, a dokumentumelemzés, az interjúkészítés és az óra/foglalkozáslátogatás befejezését követően (vagy közben) az adatgyűjtő készíti el az intézményi önértékelés jegyzőkönyvét,
  • a jegyzőkönyv elkészítését követően az adatgyűjtő tudja feltölteni a jegyzőkönyvet az informatikai felületre.

Ha az önértékelési folyamat megindítását követő, a kérdőívek kitöltésére biztosított kilenc nap elteltével az adatgyűjtő saját felületén a „Bizottság” menüben belép az informatikai szoftverbe, és megkeresi a szóban forgó kolléga önértékelésének részleteit, akkor lehetősége nyílik az önértékelésben résztvevő pedagógus jegyzőkönyvi alapjának, üres jegyzőkönyvének letöltésére. Ez a jegyzőkönyv Word formátumban érhető el a felületről, és tartalmazza a pedagógus önértékelési folyamat jegyzőkönyvének három elkülönülő részét: a dokumentumelemzés, az interjúkészítés és a foglalkozáslátogatás jegyzőkönyvi alapját. A letöltött dokumentumban az egyes jegyzőkönyvi részekhez külön-külön táblázatos fejléc jelenik meg, amely tartalmazza az önértékelendő pedagógus és az önértékelés azonosító adatait. Ez a jegyzőkönyvi alap – természetesen kitöltetlenül – tartalmazza mindhárom szóban forgó jegyzőkönyvi részhez az önértékelési kézikönyv által javasolt összes kérdést, interjúkérdést, értékelési és óralátogatási szempontot.

Amint azonban az adatgyűjtő letölti az értékelendő kolléga egyelőre értékelési adatok nélküli jegyzőkönyvi alapját, a következő kép tárul elébe (természetesen e cikkben csak a jegyzőkönyv megjelenő első féloldalát mutatjuk be szemléltetésként).

 

Amint látjuk a letöltött Word dokumentum a szöveg szinte minden szavát piros hullámos vonallal aláhúzza. Ez a nem éppen kellemes jelenség annak következménye, hogy a dokumentumban nincs beállítva alapértelmezettként a magyar nyelv, így a szavakat és mondatokat angol nyelven írott, egytől egyig hibás szavak értelmetlen szövevényének véli. A megoldáshoz először jelöljük ki a teljes szöveget, majd a „Véleményezés” menüre kattintva a „Nyelv” almenü megnyitásával az ellenőrzés nyelveként a magyar nyelvet jelöljük meg. Ekkor a szövegben a piros aláhúzás mindenütt eltűnik. Ezzel az esztétikai problémát meg is oldottuk, de a tisztességes formában megjelenő dokumentum eléréséig még bizony sokat kell munkálkodnunk!

Második lépésként azzal szembesülünk, hogy a letöltött jegyzőkönyvi dokumentum óriási terjedelmű, meghaladja a 6 Mbyte-ot. Egy ekkora terjedelmű dokumentum a korszerű tárhelyeken ugyan elfér, de néhány levelezőrendszer ekkora fájlokat már nem tud elküldeni, így a dokumentum továbbküldése problematikus lehet. Ezt a problémát feltehetőleg az okozza, hogy a webes szöveg letöltése során számos olyan adatot is rögzít, amelynek a Word dokumentumban már semmi szerepe nincs, a dokumentum nagyságát azonban jelentős mértékben megnöveli. A megoldás viszonylag egyszerű: jelöljük ki a letöltött teljes dokumentum szövegét (Kezdőlap, „Kijelölés” menü, „Az összes kijelölése”), majd nyissunk meg egy üres Word dokumentumot, és CTRL+V kombinációval vagy a beillesztés paranccsal másoljuk rá a kijelölt szöveget. Az egyszerű eljárás eredményeként a dokumentum terjedelme századrésznyire csökkent, a fájl mindössze 100 kByte nagyságúvá (az eredeti méret 50-edéhez közelítőre) zsugorodott. Megérte a fáradozás!

Már azt hihetjük, hogy készen vagyunk a formázással, de bizony még mindig számos lépés vár ránk. A letöltött jegyzőkönyvek mindegyikében kézzel vannak számozva az egyes kérdések, így a pedagógussal készítendő interjúkérdések száma 27, a vezetővel készített interjú 13 kérdést tartalmaz, míg az óralátogatás eredeti értékelési szempontjainak száma 24. A kézzel történt sorszámozás azért nagy probléma a folyamatos szorításban és időhiányban dolgozó adatgyűjtő számára, mert ha élni akar azzal a lehetőségével, hogy az interjúkérdések vagy éppen a foglalkozáslátogatás értékelő kérdéseinek irracionálisan magas számát csökkentse, akkor a számozás sorrendje felborul. Ha például az 1., 3. és 5. kérdéseket szükségesnek tartja, de a 2. és 4. kérdéseket nem kívánja föltenni és azokat törli, akkor a megmaradt kérdések sorszáma a dokumentumban így alakul: 1., 3.,. 5, stb. Ezért aztán kézzel végig kell törölni a letöltött Word dokumentum kérdéseinek kézzel beírt sorszámát. Ettől azonban sokkal célszerűbb az a módszer, ha először töröljük mindazokat a kérdéseket és értékelési szempontokat, amelyeket egészen bizonyosan nem kívánunk megválaszolni, és ezt követően töröljük az összes kérdés sorszámát. Ha ezzel készen vagyunk, akkor fejezetenként állítsunk be automatikus számozást, amelynek eredményeként külön számozása legyen a pedagógus interjúnak és a pedagógus közvetlen vezetőjével készített interjúnak, szintén külön számozása legyen a foglalkozáslátogatás vagy a különféle dokumentumok elemzését taglaló résznek. Az automatikus sorszámozás azért célszerű, mert ha a munka folyamatában néhány újabb saját kérdést kívánunk föltenni, vagy az eredetileg szereplő kérdések közül még néhányat feleslegesnek ítélünk, akkor az automatikus sorszámozás beállításával már nem borul föl a számozási sorrend.

Ha ezzel is elkészültünk, akkor már tényleg csak pár apró, de annál látványosabb feladat vár ránk. A teljes dokumentumot kijelölve válasszunk egy esztétikus betűtípust (nem lesz nehéz a letöltött dokumentumban szereplőnél szebbet választani), állítsunk be a teljes dokumentumban a 12-es betűméretet. Ha pedig még mindig nem találjuk elég szépnek az eredményt, akkor töröljük az eredeti dokumentum bekezdéseinek elejére rossz beidegződéssel kézzel beírt egyetlen karakternyi szóközt, és a bekezdések elején megfelelő sorbehúzást is beállíthatunk, de ezek a finomságok talán már túlzásként is hatnak. Ha mindezzel készen vagyunk, akkor eredményes munkánk gyümölcseként immár rendelkezésünkre áll egy tökélesen üres dokumentum, amivel akár el is kezdhetjük az érdemi munkát. Megjegyezzük, hogy az eddigi munkálatokat célszerű szerkesztés és programozás esetén nem a végfelhasználónak kellene elvégeznie.

Iskolaigazgatóként az elmúlt öt évben immár 32 pedagógus kollégám intézményi önértékelését követtem és irányítottam, több esetben pedig magamat jelöltem ki az adatgyűjtői feladatok elvégzésére annak érdekében, hogy jól átlássam és megtanuljam a nem mindig pofonegyszerű munkafolyamatot és a szoftver kezelésének titkait. Már az első adatgyűjtőként letöltött jegyzőkönyvnél – bizony meglehetősen hosszadalmas munkával – elvégeztem a fentebb leírt munkafolyamatot. Azonban a második és harmadikként önértékelt kolléga esetében a letöltés után ugyanúgy meg kellett szabadulnom a piros aláhúzástól, ugyanúgy el kellett végeznem a formázást, és minden jegyzőkönyvi alapban törölnöm kellett az általam nem túl lényegesnek tartott kérdéseket. Aztán – saját kárán tanul az ember – rájöttem arra, hogy van ettől célszerűbb megoldás is: csak egyszer kell megcsinálni a jegyzőkönyv átformálását, a nélkülözhető kérdések törlését, és azt használhatják az önértékelésben résztvevő más kollégáim is.

A jegyzőkönyvi mintát letöltve és a fentiek szerint formázva elkészítettem tehát a Szalézi Szent Ferenc Gimnázium önértékelési jegyzőkönyvi sablonját. Ebben az intézményi sablonban (bátran és lényegre törően) töröltem mindazokat a kérdéseket, vizsgálati szempontokat, interjúkérdéseket, amelyeket nélkülözhetőnek tartottam, így az alábbi karcsúsítást vezettem be az egyes értékelési szempontok esetében:

 

A jegyzőkönyv érintett részei

Az eredeti kérdések száma

Saját jegyzőkönyvünkben szereplő kérdések száma

1.

Előző ellenőrzés

3

0

2.

Dokumentumvizsgálat

13

6

3.

Óraterv/foglalkozásterv

12

6

4.

Napló ellenőrzése

5

3

5.

Füzetek ellenőrzése

6

4

6.

A pedagógus interjúkérdései

27

12

7.

A vezető interjúkérdései

19

11

Összesen:

85

42

Az idén önértékelt nyolc pedagógus kolléga önértékelési jegyzőkönyvét már ezzel az „egyszerűsített” jegyzőkönyvvel készítettük el. Az üres jegyzőkönyvi alap letöltött változata 14 oldal, míg az általam rövidített és formázott jegyzőkönyvi minta 7 oldal terjedelmű. Áttekintve a jegyzőkönyveket úgy vélem, hogy nem vált kárukra a kérdések felezése, még így is bőségesen elegendő információt lehet a jegyzőkönyvekben rögzíteni. Másrészt úgy látom, hogy az adatgyűjtő kollégáim egy része még a csökkentett számú kérdéssort is igencsak szűkszavúan válaszolja meg.

A letöltött jegyzőkönyv 1. pontjában az érintett pedagógus korábbi intézményi önértékelésével kapcsolatos kérdések szerepeltek. Ezeket törölve beírtam egy egymondatos szöveget, amely tartalmazza azt az egységes információt, hogy az önellenőrzésben résztvevő pedagógus a korábbi időszakban önértékelésben még nem vett részt.

Az informatikai rendszerből letöltött jegyzőkönyvi sablonból csupán a három táblázatos formában szereplő fejlécet kell kimásolnunk az előkészített és formázott jegyzőkönyvbe, és ezt az önértékelt pedagógus nevével elmentenünk. Ez a munkamódszer a többség számára időkímélőbb és praktikusabb. Ha az energiatakarékos jegyzőkönyvi módszert alkalmazó kollégák ezt az eljárást nem kedvelnék, akkor egyszerűen írják be a rövidített jegyzőkönyvi mintába az önértékelt kolléga letöltött jegyzőkönyvi adatait. Megjegyezzük itt, hogy a jegyzőkönyv három elkülönülő részének kezdő táblázata „Az adatgyűjtés módszere” sor kivételével pontosan azonos.

Az általam vezetett iskolában használt, formázott, sorszámozott jegyzőkönyvi mintát honlapomon Word formátumban letölthető módon közzéteszem azok számára, akik az önértékelési jegyzőkönyvet kevesebb effektív munkával és esztétikusabban szeretnék elkészíteni. Tisztában vagyok azonban azzal, hogy egy másik iskolában, óvodában vagy más köznevelési intézményben a kérdéssorból bizonyára más sorokat törölnének, mert más értékelési szempontokat tartanak fontosnak vagy elhagyhatónak. Ennek érdekében letölthetően közzéteszek egy olyan formázott jegyzőkönyvi alapot is, amelyből egyetlen kérdést sem töröltem, tehát az abban szereplő kérdések az önértékelési útmutatóban szereplőkkel teljes mértékben azonosak. Ha azonban az e dokumentumot használók saját intézményükre szabva a teljes jegyzőkönyvből bármely kérdést törlik, akkor az automatikus sorszámozás nem sérül meg. Azt javaslom, hogy az intézményi önértékelést fontosnak tartó, azt igényesen irányító vezető kollégák töltsék le ezt a teljes (formázott) jegyzőkönyvet, töröljék belőle mindazokat a sorokat, kérdéseket, amelyeket nélkülözhetőnek tartanak, és a kapott mintát mentsék el saját iskolájuk, óvodájuk számára alkalmazandó önértékelési jegyzőkönyvi alapnak. Javaslom továbbá, hogy e teljes átformázott jegyzőkönyvi mintának a pedagógus korábbi önértékeléseit firtató 1. pontját is cseréljék ki az általam vezetett iskola saját jegyzőkönyvének 1. pontjára. Ezt követően tegyék azt hozzáférhetővé az adatgyűjtésért felelős kollégának, akik e segítséggel hatékonyabb, igényesebb, remélhetően a céloknak jobban megfelelő minőségű pedagógus önértékelési jegyzőkönyveket tudnak készíteni.

A három évvel ezelőtt elvégzett első intézményi önértékelési jegyzőkönyveket még kinyomtattam és az irattárba tettem. E dokumentumok azonban még a rövidítésekkel is 10-12 oldalas anyagok, amelyeket nem feltétlenül kell kinyomtatni. Az utóbbi két évben a saját gyakorlatomban már nem nyomtatom ki ezeket a jegyzőkönyveket, hanem aláírva pdf-formátumban szkennelem, és számítógépemen egy e célra elkülönített mappában, gondosan megállapított névvel tárolom (pl. Önértékelési_jkv_Kovács_János). Tekintettel arra, hogy a jegyzőkönyvet az Oktatási Hivatal informatikai felülete is rögzíti, ezt az eljárást elegendően körültekintőnek vélem arra az esetre, ha az utókor tanulmányozni kívánná majd a XXI. század második évtizedének pedagógus önértékelési gyakorlatát.  

A formázott jegyzőkönyvek Word-ben itt tölthetők le:

Saját iskolám rövidített, formázott követelményei: Szalézi_Gimn_jkv

Teljes, de formázott jegyzőkönyv: Teljes_jkv_formázott

 

 

A mappában található képek előnézete A feleségem virágai-2017